佘柱湘

无论是例会，还是项目的日常沟通，常常出现的情形是：主讲人说了一堆，听话的人真正听得进的寥寥无几。一个重要的原因是讲话内容的条理性，而做好内容的条理性的重要前提就是明确开会的目的。是想要向他们传递某些信息？传授某些经验？获取他们的某些看法还是其他。

更多的情况是针对某个活动，某个项目的工作部署会议，这时的目的很明确--希望每个人知道自己应该做什么、怎么做以及什么时候做。此时内容的安排就是要解决怎么样达到这样的目的。当你安排完内容后，想象一下：如果自己听到这些内容，或者按这些流程去做，是否可以完成既定目标？

2、在通知开会时先说明开会的内容\主题，能与会者先做好思想准备，便于接受。

“通知：今晚X时X分在XX里开会，请提前XX签到。收到请回，谢谢”估计大家都收到这样内容的短信。这样的短信已经达到“告知”的效果，通知大家准时出席，但远远不够。你是否有过这样的心理过程：OMG,又要开会！又要讲些什么吖！ 一方面你只被告知要开会，开什么会却都不知道，另一方面频繁的会议容易让大家有抵触情绪，对于会议十分不利。

如果把短信修改下“通知：今晚X时X分在XX里开会，内容是关于XXXXX，请提前XX签到。收到请回，谢谢”。告知了开会的主题有几个好处：1有些会议需要大家提前做好准备的，可以更有目的地做准备，这样开会才不会言而无物，2与会者提前知道开会内容，有了心理准备的过程，在正式开会时更容易接受。3个别情况下某些人由于个别原因无法参加会议，这样他在知道会议的内容后，更能权衡利益，做出是否请假不参加会议的决定。

3、注意开会的细节可以提高会议效率

  （1）站立开会可以提高注意力。

   是否你曾经在坐着开会时，手会不自觉地拿起手机或做其他小动作，或者眼睛在看其他事物，是否你在开会安排工作时，看着别人心不在焉心情很不爽？ 因为坐着开会真的太舒适，舒服得让你难以集中精神。如果是小团队（8-10个人），围在一起站着开会，手机全部拿出来放到一旁，减少外在干扰，只带笔和纸。

  （2）会议时间控制在22分钟之内。

谁规定所有的会议时间需要花半个小时甚至一个小时？这有何数据依据？当然没有。

其实，这点时间留给人们去阐述、辩论自己的观点显然不足够。因此反过来讲，也不可能所有的会议在 22 分钟之内搞定。但你可以尝试尽可能将会议时间控制得越来越短，而不是越来越长。

   （3）5分钟内解决不了的问题等会后私下解决，不能浪费其他人的时间。

开会时最常发生的情形就是纠结了某个观点上讨论太多，因为当局者迷，不知不觉已经有跑题的嫌疑。作为leader应当时刻保持头脑清醒，分辨哪些讨论是和主题有关，哪些是与主题无关。因为大部分的纠结是因为双方认识的不同，不能因为2个人的争论而浪费其他的时间，这也最可能导致会议的拖拉。如果5分钟内，双方无法达成共识，Leader要及时停止争执，等会议结束后当事人双方去协商。